Die Digitalisierung in Unternehmen führt dazu, dass sich Arbeitsabläufe verändern und effizientere Lösungen für das tägliche Geschäft gesucht werden. Das Unterschreiben per elektronischer Unterschrift, etwa mit dem Tool „DocuSign“ hat sich, nicht zuletzt durch die Covid-19 Pandemie, sehr stark verbreitet. Dadurch kommt vermehrt die Frage auf, ob Dokumente, die im Rahmen von Anmeldevorgängen zum Handelsregister einzureichen sind, wie z.B. Gesellschafterbeschlüsse, statt in Person auch elektronisch unterzeichnet werden können.
Gesetzliche Anforderungen
Bezüglich der Form der einzureichenden Unterlagen gilt § 12 Abs. 2 HGB. Danach sind Dokumente elektronisch im Format PDFA einzureichen. Soweit eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt ist, reicht danach die Einreichung einer elektronischen Aufzeichnung. Fraglich und von den Registergerichten mitweilen beanstandet war, ob auch ein mit DocuSign signiertes, originär elektronisches Dokument ein taugliches Ausgangsdokument darstellt, von dem der Notar bei Übermittlung der Registeranmeldung eine elektronische Aufzeichnung übermittelt.
KG hält elektronisch erstelltes Protokoll der Gesellschafterversammlung für ausreichend
Hierzu hat nun als ersichtlich erstes Gericht das Kammergericht (Beschl. v. 22.6.2022 – 22 W 36/22) Stellung bezogen. Der alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer einer UG meldete sein Ausscheiden als Geschäftsführer zum Register an. Zum Nachweis der Amtsniederlegung war der Anmeldung ein undatiertes Protokoll einer Gesellschafterversammlung als elektronisches Dokument beigefügt, das die Erklärung über Amtsniederlegung, aufschiebend bedingt auf den Zeitpunkt der Eintragung, enthält. Die Unterschriften der Gesellschafter enthielten den Vermerk „DocuSigned“. Das Registergericht geht von unwirksamen Unterschriften aus, da diese in Abwesenheit der Unterzeichner durch „DocuSign“ vorgenommen wurden. Die Signatur könne durch das Registergericht nicht überprüft werden.
Dem widerspricht das KG. Ausgangspunkt der Entscheidung ist § 39 Abs. 2 GmbHG, wonach der Anmeldung über die Veränderungen in den Personen der Geschäftsführung die Urkunden über die Bestellung oder Beendigung in Urschrift oder beglaubigter Abschrift beizufügen sind. Die Form der Einreichung erfolgt gemäß § 8 Abs. 5 GmbHG, § 12 Abs. 2 HGB als elektronische Aufzeichnung. Das Kammergericht leitet aus dem Begriff der „Aufzeichnung“ nicht zwingend ab, dass dieser ein papiergebundenes Ausgangsdokument zu Grunde liegt. Ausreichend sei die Erstellung eines Dokuments, das dauerhaft wiedergegeben werden könne.Auch der Einwand des Registergerichts, dieses habe die Authentizität der Signaturen nicht prüfen können, ließ der Senat unbeachtet. Richtigerweise ist bei nicht unterschriftsbeglaubigten Unterschriften deren Urheberschaft im Registerverfahren prinzipiell nicht zu klären. Der Gesetzgeber hat daher bei Einführung des elektronischen Registerverkehrs bewusst auch von der Möglichkeit eines Unterschriftenvergleichs durch das Registergericht Abstand genommen.
Fazit
Auch wenn für mit der Anmeldung einzureichende Unterlagen nunmehr Formerleichterungen gelten, bleibt es für die Registeranmeldung selbst bei dem Erfordernis der notariellen Unterschriftsbeglaubigung (§ 12 Abs. 1 S. 1 HGB). Aber auch hier ermöglicht die Beglaubigung mittels Videokommunikation eine Abwicklung von Registerangelegenheiten ohne physische Präsenz der Gesellschafter bzw. Vertretungsorgane.
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