klühs notar

Einsatz von „DocuSign“ im Handelsregisterverfahren

Die Digitalisierung in Unternehmen führt dazu, dass sich Arbeitsabläufe verändern und effizientere Lösungen für das tägliche Geschäft gesucht werden. Das Unterschreiben per elektronischer Unterschrift, etwa mit dem Tool „DocuSign“ hat sich, nicht zuletzt durch die Covid-19 Pandemie, sehr stark verbreitet.  Dadurch kommt vermehrt die Frage auf, ob Dokumente, die im Rahmen von Anmeldevorgängen zum Handelsregister einzureichen sind, wie z.B. Gesellschafterbeschlüsse, statt in Person auch elektronisch unterzeichnet werden können.

Gesetzliche Anforderungen

Bezüglich der Form der einzureichenden Unterlagen gilt § 12 Abs. 2 HGB. Danach sind Dokumente elektronisch im Format PDFA einzureichen. Soweit eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt ist, reicht danach die Einreichung einer elektronischen Aufzeichnung. Fraglich und von den Registergerichten mitweilen beanstandet war, ob auch ein mit DocuSign signiertes, originär elektronisches Dokument ein taugliches Ausgangsdokument darstellt, von dem der Notar bei Übermittlung der Registeranmeldung eine elektronische Aufzeichnung übermittelt.

KG hält elektronisch erstelltes Protokoll der Gesellschafterversammlung für ausreichend

Hierzu hat nun als ersichtlich erstes Gericht das Kammergericht (Beschl. v. 22.6.2022 – 22 W 36/22) Stellung bezogen. Der alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer einer UG meldete sein Ausscheiden als Geschäftsführer zum Register an. Zum Nachweis der Amtsniederlegung war der Anmeldung ein undatiertes Protokoll einer Gesellschafterversammlung als elektronisches Dokument beigefügt, das die Erklärung über Amtsniederlegung, aufschiebend bedingt auf den Zeitpunkt der Eintragung, enthält. Die Unterschriften der Gesellschafter enthielten den Vermerk „DocuSigned“. Das Registergericht geht von unwirksamen Unterschriften aus, da diese in Abwesenheit der Unterzeichner durch „DocuSign“ vorgenommen wurden. Die Signatur könne durch das Registergericht nicht überprüft werden.

Dem widerspricht das KG. Ausgangspunkt der Entscheidung ist § 39 Abs. 2 GmbHG, wonach der Anmeldung über die Veränderungen in den Personen der Geschäftsführung die Urkunden über die Bestellung oder Beendigung in Urschrift oder beglaubigter Abschrift beizufügen sind. Die Form der Einreichung erfolgt gemäß § 8 Abs. 5 GmbHG, § 12 Abs. 2 HGB als elektronische Aufzeichnung. Das Kammergericht leitet aus dem Begriff der „Aufzeichnung“ nicht zwingend ab, dass dieser ein papiergebundenes Ausgangsdokument zu Grunde liegt. Ausreichend sei die Erstellung eines Dokuments, das dauerhaft wiedergegeben werden könne.Auch der Einwand des Registergerichts, dieses habe die Authentizität der Signaturen nicht prüfen können, ließ der Senat unbeachtet. Richtigerweise ist bei nicht unterschriftsbeglaubigten Unterschriften deren Urheberschaft im Registerverfahren prinzipiell nicht zu klären. Der Gesetzgeber hat daher bei Einführung des elektronischen Registerverkehrs bewusst auch von der Möglichkeit eines Unterschriftenvergleichs durch das Registergericht Abstand genommen.

Fazit

Auch wenn für mit der Anmeldung einzureichende Unterlagen nunmehr Formerleichterungen gelten, bleibt es für die Registeranmeldung selbst bei dem Erfordernis der notariellen Unterschriftsbeglaubigung (§ 12 Abs. 1 S. 1 HGB). Aber auch hier ermöglicht die Beglaubigung mittels Videokommunikation eine Abwicklung von Registerangelegenheiten ohne physische Präsenz der Gesellschafter bzw. Vertretungsorgane.

Haben Sie zu diesem Thema Fragen oder Anregungen? Dann sprechen Sie meine Mitarbeiter oder mich gerne an.

Dr. Hannes Klühs

28 Apr., 2023

Weitere Themen

Immobilienrecht
Ausschluss der Vermietung an Asylbewerber in einer Gemeinschaftsordnung

Ausschluss der Vermietung an Asylbewerber in einer Gemeinschaftsordnung

Durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer im Rahmen einer Gemeinschaftsordnung kann das Recht auf Vermietung des Sondereigentums beschränkt oder für bestimmte Fälle ganz ausgeschlossen werden. Das Kammergericht hat sich nun der Frage gewidmet, inwieweit derartige Vereinbarungen der Wohnungseigentümer dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) entsprechen müssen.

Mehr

Immobilienrecht
Zulässigkeit der Einreichung eines Aufteilungsplans in Papierform in einem Format größer als DIN A3

Zulässigkeit der Einreichung eines Aufteilungsplans in Papierform in einem Format größer als DIN A3

Seit der Neufassung der AVA zum  06.07.2021 regelt § 3 Abs. 3 S. 1 AVA, dass die Planseiten der einzureichenden Aufteilungspläne maximal das Format DIN A3 aufweisen dürfen. Werden abweichend hiervon größere Planunterlagen eingereicht und wird daraufhin die Abgeschlossenheit bescheinigt, stellt sich die Folgefrage, inwieweit das Grundbuchamt diese nicht gesetzteskonformen Unterlagen zur Grundlage der Eintragung machen darf.

Mehr

ImmobilienrechtNachfolgeplanung und Vorsorge
Probleme beim Erbnachweis mittels notariellem Testament im Grundbuchverfahren Teil 2

Probleme beim Erbnachweis mittels notariellem Testament im Grundbuchverfahren Teil 2

In der Praxis der Testamentsgestaltung wird die Schlusserbeneinsetzung durch die Erblasser-Ehegatten häufig damit auflösend bedingt, dass die vorgesehenen pflichtteilsberechtigten Schlusserben nach dem Tod des erstversterbenden Ehegatten den Pflichtteil fordern. Das führt zu Nachweisproblemen im Grundbuchverfahren, wenn im Erbfall dann das Grundbuch berichtigt werden soll.

Mehr

Unternehmensrecht
Zulässige Hinauskündigungsklausel in Form einer Vesting-Regelung bei einem Start-up

Zulässige Hinauskündigungsklausel in Form einer Vesting-Regelung bei einem Start-up

Die Zulässigkeit von Vesting-Regelungen gerät immer mehr in den Fokus der Rechtspraxis. Hierzu liegt nunmehr eine erste Gerichtsentscheidung des Kammergerichts vor. Danach haben Investoren ein legitimes praktisches Bedürfnis nach einer (zeitlich limitierten) Vesting-Regelung, da sie darauf angewiesen seien, dass sich die Gründer weiterhin mit ihrem Know-How voll einbringen.

Mehr

ImmobilienrechtNachfolgeplanung und Vorsorge
Probleme beim Erbnachweis mittels notariellem Testament im Grundbuchverfahren Teil 1

Probleme beim Erbnachweis mittels notariellem Testament im Grundbuchverfahren Teil 1

Aus § 35 Abs. 1 S. 2 Hs. 2 GBO ergibt sich, dass falls das Grundbuchamt die Erbfolge durch vorgelegte notarielle letzwillige Verfügung nicht für nachgewiesen erachtet, es die Vorlegung eines Erbscheins oder eines Europäischen Nachlasszeugnisses verlangen kann. Das Kammergericht hat nun für die Fallgruppe der im Testament nicht namentlich benannten Kinder entschieden, dass auch eine eidesstattliche Erklärung der Erben nicht immer ausreichend ist.

Mehr

Immobilienrecht
Schadensersatzpflicht wegen Nichtgenehmigung eines Grundstückskaufvertrags durch die Erben

Schadensersatzpflicht wegen Nichtgenehmigung eines Grundstückskaufvertrags durch die Erben

Wird der Verkäufer in einer Beurkundungsverhandlung über einen Grundstückskaufvertrag vollmachtlos vertreten, hängt die Wirksamkeit des Vertrags von seiner nachträglichen Genehmigung ab. Im Fall des Ablebens des Verkäufers vor Genehmigungserklärung kommt es auf das Verhalten des oder der Erben an. Verweigern diese die nachträgliche Genehmigung, stellt sich für den Käufer die Frage nach einer Schadenersatzpflicht wegen eines grundlosen Abbruchs von Vertragsverhandlungen (§§ 280 Abs. 1, 311 Abs. 2 Nr. 1, 241 Abs. 2 BGB).

Mehr

Immobilienrecht
Brücker und Klühs Notare
Auswirkungen nachträglicher Ergänzungen unterschriftsbeglaubigter Dokumente

Auswirkungen nachträglicher Ergänzungen unterschriftsbeglaubigter Dokumente

Nachträgliche Änderungen an unterschriftsbeglaubigten Vollzugsdokumenten werfen die Frage auf, ob das Grundbuchamt berechtigt ist, eine erneute Unterschriftsbeglaubigung des Unterzeichners zu verlangen. Dies hängt nach der Rechtsprechung des OLG Karlsruhe davon ab, ob nach einer freien Beweiswürdigung des Grundbuchamtes festgestellt werden kann, dass die Ergänzung von der Person vorgenommen worden ist, die die Unterschrift geleistet hatte, oder jedenfalls von deren Willen gedeckt ist.

Mehr

Notare intern
Gesetzgeber bringt digitale Präsenzbeurkundung auf den Weg

Gesetzgeber bringt digitale Präsenzbeurkundung auf den Weg

Mit dem „Gesetz zur digitalen Präsenzbeurkundung“, welches am 28.06.2024 in erster Lesung im Bundestag beraten wurde, geht der Gesetzgeber einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung des Notarwesens. Zukünftig wird für Notarinnen und Notare die Möglichkeit bestehen, auch bei Präsenzterminen ein elektronisches Dokument zu erstellen, zu beurkunden und digital zu signieren, was bislang nur bei Online Beurkundung möglich war.

Mehr

Unternehmensrecht
Keine Nachreichung einer Schlussbilanz bei Verschmelzung einer GmbH

Keine Nachreichung einer Schlussbilanz bei Verschmelzung einer GmbH

§ 17 Absatz 2 S. 4 UmwG regelt eine 8-Monats-Frist, wonach das Registergericht eine Verschmelzung nur eintragen darf, wenn die der Anmeldung zum Register des übertragenden Rechtsträgers beizufügende Schlussbilanz auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt ist. Wird die Schlussbilanz nach dem 8-Monats-Zeitraum nachgereicht, ist das nach Auffassung des OLG Düsseldorf jedenfalls dann nicht hinreichend, wenn die betreffende Bilanz erst nach Ablauf des Zeitraums erstellt und unterschrieben worden ist.

Mehr