Gemäß § 17 Absatz 2 S. 1 UmwG ist bei der Verschmelzung (vgl. §§ 2ff. UmwG) der Anmeldung zum Register des Sitzes jedes der übertragenden Rechtsträger eine Bilanz dieses Rechtsträgers beizufügen, die Schlussbilanz. Als Schlussbilanz wird dabei in der Regel die auf den 31.12. des Jahres aufgestellte Jahresbilanz des übertragenden Rechtsträger verwendet. § 17 Absatz 2 S. 4 UmwG regelt sodann eine 8-Monats-Frist, wonach das Registergericht die Verschmelzung nur eintragen darf, wenn die der Anmeldung zum Register des übertragenden Rechtsträgers beizufügende Schlussbilanz auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt ist.
Nachreichen von eintragungsrelevanten Unterlagen zur Anmeldung
Häufig sehen sich Notare mit der Problematik konfrontiert, dass Umwandlungsvorgänge erst kurz vor Ende der 8-Monats-Frist beurkundet werden können und dann noch immer eintragungsrelevante Unterlagen zur Anmeldung fehlen. § 17 Absatz 2 S. 4 UmwG verlangt jedoch lediglich eine Anmeldung der Verschmelzung zum Register des übertragenden Rechtsträgers (nicht hingegen zum Register des übernehmenden Rechtsträgers) innerhalb der 8-Monats-Frist. Hieraus wird geschlossen, dass innerhalb der 8-Monats-Frist zwar der Eingang einer wirksamen Registeranmeldung erforderlich ist, diese jedoch nicht ohne Weiteres zur Eintragung führen können muss, so dass die Nachreichung von Unterlagen grundsätzlich möglich ist. Lediglich der Verschmelzungsvertrag, die Verschmelzungsbeschlüsse und alle erforderlichen Zustimmungserklärungen müssen zusammen mit der Anmeldung fristgerecht eingereicht werden und nicht an scherwiegenden Mängeln leiden.
Nachreichen der Schlussbilanz
Was die Möglichkeiten eines Nachreichens der erforderlichen Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers anbelangt, ist in Literatur und Rechtsprechung vieles umstritten. Die mittlerweile herrschende Meinung geht davon aus, dass insofern auch nach Ablauf der 8-Monats-Frist eine Nachreichung möglich ist, sofern diese alsbald bzw. kurzfristig nach der Anmeldung erfolgt. Innerhalb dieser Meinungsgruppe ist dann aber wiederum streitig, inwieweit eine Nachreichung der Schlussbilanz darüber hinaus voraussetzt, dass diese innerhalb der 8-Monats-Frist zumindest aufgestellt und ggf. von den Vertretungsorganen unterschrieben (vgl. § 245 HGB) worden ist. Hierzu hat jüngst das OLG Düsseldorf in einem Beschluss vom 12.1.2024 (az. I–3 Wx 181/23) Stellung genommen. In dem entschiedenen Fall wurde die Schlussbilanz erst ca. zwei Monate nach Anmeldung der Verschmelzung erstellt und unterschrieben. Dies genüge den gesetzlichen Anforderungen des § 17 Absatz 2 UmwG nicht, entschieden die Richter. Der Wortlaut des § 17 Absatz 2 S. 1 UmwG, wonach eine Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers der Anmeldung beizufügen ist, impliziere, dass die Bilanz bei der Anmeldung bereits existent sein müsse.
Fazit
Das Bestehen einer Möglichkeit zur Nachreichung der Schlussbilanz auch nach Ablauf der 8-Monats-Frist ist auch heutzutage keineswegs gefestigte allgemeine Meinung. Problematischer wird die Rechtslage dann, wenn die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht erstellt war. Klienten sollten durch ihre Berater und den Notar frühzeitig auf die bei der Anmeldung einzureichenden Unterlagen hingewiesen werden und diese idealerweise spätestens zum Beurkundungstermin dem Notar übergeben.
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