Durch eine Gesetzesänderung zur Umsetzung der EU-Digitalisierungsrichtlinie sind im Online-Portal der Handels- Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister seit 1. August 2022 sämtliche Inhalte ohne vorherige Registrierung und kostenfrei abrufbar. Auch zuvor waren diese Register öffentlich und für Jedermann online zugänglich. Aber erst durch die Abschaffung der Zugangsbarrieren und der Ermöglichung kostenloser Abrufe ist das Problem des Schutzes sensibler, personenbezogener Daten in den Blick geraten. Schließlich finden sich in den Registern nicht nur Dokumente, die persönlichen Angaben, wie Name, Geburtsdaten und Adressen sowie Originalunterschriften der Beteiligten enthalten, sondern darüber hinaus auch vom Gericht angeforderte oder sonstige Beweisdokumente wie Bankbelege über Einlageleistungen, Erbnachweise oder Vertretungsbescheinigungen. In Einzelfällen wurden von Notaren sogar Ausweiskopien der Beteiligten eingereicht und veröffentlicht.
Änderung der Handelsregister-Verordnung
Das Bundesjustizministerium hat kürzlich auf Kritik von Datenschützern reagiert und zum 23.12.2022 die Handelsregister-Verordnung (HRV) angepasst. In einem neuen § 9 Abs. 1 Satz 2 HRV wird klargestellt, dass nur Dokumente, deren Einreichung durch besondere gesetzliche Vorschriften vorgeschrieben ist, in das digitale Handelsregister aufgenommen werden sollen, also gerade keine Ausweiskopien oder Dokumente, die nur auf Anforderung durch das Registergericht zur internen Prüfung eingereicht wurden.
Außerdem wurde in einem neuen § 9 Abs. 7 HRV die Möglichkeit eines Dokumentenaustauschs geregelt: Wenn in einem ursprünglich eingereichten Dokument teilweise Angaben enthalten sind, die nicht in den Registerordner gehören, können die Betroffenen ein neues Dokument ohne die problematischen Angaben einreichen. Das neue Dokument kann dann gegen das alte ausgetauscht und das alte Dokument für den Abruf gesperrt werden.
Verbleibende Problematik
Mit dieser Novellierung der HRV ist das Problem des potentiellen Datenmissbrauchs aber noch nicht vollumfänglich gelöst. Auf Grundlage der derzeitigen Gesetzeslage verbleibt es bei dem Zustand, dass etwa Gründungsdokumente und Handelsregisteranmeldungen zu veröffentlichen sind, die persönliche Daten von Gesellschaftern und Vertretungsorganen (Geschäftsführer, Prokuristen, Vorstände) enthalten.
Insofern obliegt es unter anderem auch der Sorgfaltspflicht der beteiligten Notare, das Ausmaß der veröffentlichten Angaben, im Rahmen der geltenden Beurkundungsgesetze, so gering wie möglich zu halten. So besteht etwa die Möglichkeit, anstatt der Wohnanschrift eines Beteiligten lediglich dessen Geschäftsadresse anzugeben. Bei Geschäftsführern muss lediglich der Wohnort angegeben werden. Schließlich kann auf Wunsch die in der Urkunde enthaltene Originalunterschrift in der für die Veröffentlichung vorgesehenen elektronisch beglaubigten Abschrift durch einen „Gezeichnet-Vermerk“ ersetzt werden. Die Notare brücker & klühs in Düsseldorf haben bereits alle organisatorischen Maßnahmen eingeleitet, um eine größtmögliche Datensparsamkeit für ihre Klienten zu gewährleisten.
Fazit
Der Datenschutz in öffentlichen Registern bleibt ein fortwährendes Thema, dass nicht zuletzt auch die Notariate noch lange beschäftigen wird. Das Bundesjustizministerium steht mit den Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer in Kontakt, um zeitnah noch weitere Verbesserungen für den Datenschutz erreichen zu können, etwa durch Änderungen der Dienstordnung für Notarinnen und Notare oder durch technische Lösungen zur Bearbeitung von bereits ins Register eingestellten Daten.
Haben Sie zu diesem Thema Fragen oder Anregungen? Dann sprechen Sie meine Mitarbeiter oder mich gerne an.
